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Mode d’emploi pour le séminaire d’entreprise du futur

21 Fevrier 2023

Pour imaginer le séminaire d’entreprise du futur, il faut d’abord se poser la question de la logique d’organiser son séminaire d’entreprise.

Créer un temps fort de cohésion, fidéliser ses collaborateurs, remotiver ses troupes pour les mois à venir ou encore communiquer autour des valeurs propres à l’entreprise. C’est là qu’un temps de séminaire est utile au fonctionnement d’une entreprise.

Aujourd’hui, les classiques du séminaire d’entreprise sont questionnées à 2 titres :

Souvent, vivre un séminaire d’entreprise exceptionnel a rimé avec séjours au soleil ou soirées 5 étoiles. Aujourd’hui, faire voyager toute son équipe vers un riad à Marrakech sans raison vraiment valable, c’est l’assurance de se mettre en porte à faux d’une bonne partie de ses collègues. Les bases même du séminaire d’entreprise sont questionnées par leurs participants.
Longtemps, cohésion d’équipe à rimé avec des activités terriblement efficaces : escape games, challenges Koh Lanta ou olympiades par exemple. Pourtant, à l’heure où nous sommes toujours plus nombreux à chercher à donner plus de sens à notre quotidien professionnel, le séminaire devient l’occasion pour les entreprises de fidéliser autour d’une démarche RSE propre, de faire naître chez chacun l’envie de lancer des initiatives nouvelles ou de questionner ses pratiques pour aller plus loin.

Imaginer le séminaire d’entreprise du futur, c’est repenser l’expérience globale, sa logique et donner au séminaire d’entreprise un rôle nouveau, vecteur de valeurs d’avenir.

Pour ça on a construit un petit mode d’emploi en 12 étapes, pour que chacun puisse construire son séminaire d’entreprise du futur !

La gestion des transports, le nerf de la guerre

Partir en séminaire implique automatiquement de voyager en groupe.

En France, le secteur du transport représente 31% des émissions de gaz à effet de serre (source Ademe).

Le choix du mode de transport jouera un rôle majeur dans le bilan carbone global de votre séminaire.

Alors comment fait-on pour construire un séminaire d’entreprise éco-responsable dès lors qu’on sort du bureau ?

On vise un lieu ou une zone géographique proche d’une gare. Prendre le train, c’est l’assurance d’un voyage bas carbone, qui pourra vous emmener au plus près des plus beaux spots de pleine nature en France par exemple.
A défaut de pouvoir prendre le train, on optimise le covoiturage entre collègues en amont. On pourra aussi se lancer dans la réservation d’une navette. Chanter au fond du bus a toujours fait des émules et c’est bien meilleur pour la planète. Pour les plus fadas, on peut même imaginer un Défi d’entreprise avec Demain Dehors pour se rendre sur le lieu de son séminaire à vélo !
Pour vacciner les plus accrocs à la voiture individuelle, on pourra jouer sur l’incitation via des systèmes de gages lors de challenges fil rouge pendant le séminaire, ou même demander une contribution carbone spécifique.
Et bien sûr, on oublie l’avion. La France a tellement à nous offrir, on aura vite fait de se passer des charmes des salons d’attentes de l’aéroport à 4h du matin.

Une alimentation durable et végétalisée

Nos assiettes représentent 20% des émissions de gaz à effet de serre en France (source Ademe).

Organiser un séminaire d’entreprise éco-responsable passe donc aussi largement par les choix de restauration proposés.

Voici quelques leviers pour votre séminaire d’entreprise du futur :

On choisit des restaurateurs travaillant avec des produits issus de l’agriculture durable.
On végétalise autant que possible les menus. 48h sans une entrecôte ne devrait pas nécessairement créer un scandale dans votre équipe.
On vise du local, de saison, et autant que possible du vrac pour tout ce qu’on emportera avec soi, pour limiter au maximum la production de déchets plastiques.
Au besoin, on peut anticiper le risque de gaspillage en ficelant des partenariats associatifs en amont de son séminaire.

Des politiques de partenariats et d’achats responsables

Créer le séminaire d’entreprise du futur sur le papier c’est bien joli. Mais cela dépend aussi largement de ceux avec qui on va travailler pour cela !

Pas de panique ceci dit, il suffit d’un peu d’anticipation :

Pour un séminaire d’entreprise éco-responsable, il s’agit d’abord de sélectionner des prestataires engagés dans la même démarche. Le message qui en ressortira n’en sera que plus fort.
Ensuite, on choisit des fournisseurs locaux – pour limiter l’impact du transport mais aussi pour avoir un impact sociétal.
Concernant les achats à faire en amont de votre séminaire, la sobriété est de mise et pour cela, on fera largement appel aux solutions de seconde main là où cela est possible et pertinent.
Enfin, on met en place une politique de mutualisation entre prestataires, notamment concernant le transport le jour J.

Un programme d’activités bas carbone et au service de la nature

On ne sait pas vous, mais on imagine difficilement le séminaire d’entreprise du futur comme celui faisant la part belle au rallye automobile ou aux séjours express du côté d’Ibiza.

Pour autant, on vous rassure, qui dit séminaire à impact ne rime pas forcément avec câlinothérapie avec des arbres ou avec stage de survie.

Fidéliser autour d’une démarche RSE visant à protéger la planète, en redécouvrant son écosystème, cela peut passer par tout un tas d’activités outdoor, de la randonnée à la découverte de la faune et de la flore, au canyoning ou à l’exploration en nature aux côtés de scientifiques.

Les éléments clés à chercher :

Le caractère bas carbone de l’activité choisie. Redécouvrir la nature en la détruisant n’aurait pas de sens.
L’éveil écologique et l’émerveillement au contact des plus beaux spots de nature au service de votre démarche RSE, pour donner à chacun l’envie de s’y impliquer.

Pour quelques exemples concrets, retrouvez nos Séminaires d’entreprise.

Et si on était vertueux ?

Jusque-là, on a largement parlé du séminaire d’entreprise du futur comme celui qui limite son impact, au service d’une stratégie RSE et pour la planète.

Mais un séminaire d’entreprise peut aussi être un tremplin pour un monde meilleur. On vous sert quelques idées sur un plateau :

Chez Demain Dehors, on crée par exemple des séminaires d’inspiration. On vous emmène dans les plus beaux spots de pleine nature et on y fait venir des acteurs du changement, pour vous partager leurs bonnes pratiques et offrir à chacun des moyens nouveaux de faire bouger les lignes pour un monde meilleur.
Un séminaire d’entreprise, au travers des activités qui y seront proposés peut aussi vous permettre de partir explorer et d’apprendre au contact d’experts, parce que la sensibilisation environnementale ne se joue pas uniquement sur des jolis PowerPoint.
Et si on donnait 2h de notre temps à une association, au contact de la nature, pour s’engager concrètement et faire une différence pendant votre séminaire ?
Enfin, imaginer le séminaire d’entreprise du futur, c’est aussi partager avec un ensemble d’acteurs et inspirer, pour que chacun puisse se lancer à son échelle !

Une utilisation d’énergie raisonnée

Comme au bureau, on vise la sobriété quant à l’utilisation d’énergie lors de votre séminaire d’entreprise.

Pour autant, qui dit séminaire d’entreprise en nature dit parfois utilisation de groupes électrogènes pour pallier à un manque d’accès direct à l’électricité.

Il existe ici des solutions impliquant des sources d’énergie verte (biocarburants, énergie solaire), pour minimiser son impact.

L’eau comme ressource rare

Sur un séminaire d’entreprise d’ampleur, impliquant plusieurs centaines de salariés, l’utilisation de la ressource en eau est un élément crucial.

Pour minimiser les volumes requis, une démarche RSE de sensibilisation pourra être mise en place en amont et sur votre séminaire d’entreprise.

Concernant les toilettes, l’utilisation d’infrastructures existantes et de solutions de toilettes sèches jouera également un rôle important pour créer un séminaire d’entreprise éco-responsable.

On veille à la biodiversité

Construire le séminaire d’entreprise du futur, c’est aussi anticiper son impact sur la biodiversité locale.

La taille du groupe devra donc être réfléchie en fonction du lieu, en concertation avec des experts locaux.

En amont et pendant votre séminaire d’entreprise, des actions de sensibilisation devront aussi être mises en place.

Enfin, pour aller plus loin, votre entreprise pourra s’impliquer dans un programme local de préservation de la biodiversité ou d’éducation à l’environnement.

Des déchets minimisés, triés et valorisés

Quelle que soit la taille de votre équipe, la gestion des déchets est un élément crucial pour créer un séminaire d’entreprise éco-responsable.

3 éléments clés à prendre en compte :

En amont de votre séminaire d’entreprise, réduire au maximum le volume de déchets potentiels (vrac, matériel réutilisable, politique anti-gaspillage etc.).
La mise en place d’une politique zéro plastique à usage unique est aussi importante (ecocup ou gourdes mises à disposition, eau courante en remplacement des bouteilles à usage unique, vaisselle réutilisable).
Enfin, la mise en place de solutions de tri sélectif permettrade revaloriser les déchets restants, notamment au travers de solution de compostage local.

Une com’ réfléchie

Un séminaire d’entreprise, c’est l’occasion de communiquer autour des valeurs, de la stratégie ou d’initiatives nouvelles de votre entreprise.

Pendant votre séminaire, il vous faudra veiller à utiliser des supports de communication digitalisés au maximum, qui puissent être ensuite réutilisés et/ou de seconde main.

Si vous vous lancez dans une commande de goodies, vous pourrez aussi réfléchir à l’utilisation d’éléments biosourcés, recyclés ou vertueux pour l’environnement. Il existe tout un tas d’alternatives aux bons vieux teeshirts floqués et vite relégués en fond de placard !

On embarque tout le monde avec nous

Parce qu’il y a urgence à agir ensemble pour aller plus loin, organiser le séminaire d’entreprise du futur, c’est aussi lancer des initiatives nouvelles.

Quelques exemples :

La mise en place d’une charte d’engagement RSE pour l’ensemble des prestataires intervenant sur votre évènement et le contrôle de son respect
Le développement d’une offre plus accessible à tous les publics y compris handicapés
Pour un impact social plus fort, la mise en place de prestations impliquant des publics éloignés de l’emploi
Et forcément, la formation de l’ensemble des équipes impliquées, pour aller toujours plus loin ensemble

Calculer son empreinte carbone pour faire mieux

Aujourd’hui, il existe tout un tas d’outils pour calculer l’empreinte carbone de son évènement. Du transport à l’interaction avec les différents prestataires en passant par les activités organisées.

Cela permet de quantifier son impact, de le minimiser pour votre prochain séminaire d’entreprise ou de mettre en place une politique de contribution carbone.